Manual de Gestión Aliados

Son las certificaciones que puede generar, descargar o solicitar el cliente o intermediario: 

1. Certificaciones de embajada.
2. Certificados de retención en la fuente.
3. Antigüedad y pre existencias.

1. Certificaciones de embajada:
   Las solicitudes de certificación de asistencia en viaje se pueden descargar en línea a través de la página web  www.allianz.co  o desde Allianz App.
2. Certificados de retención en la fuente:
   Se debe consultar en la ficha de gestión con el número 9276.
3. Antigüedad y pre-existencias: Se debe solicitar al Director Comercial.

Certificación de Antigüedad y pre-existencias:

• Carta firmada por el cliente solicitando explícitamente la certificación de utilizaciones, antigüedad y preexistencias y el nombre de cada uno de los asegurados.

Nota: Tener presente que este tipo de certificaciones son enviadas directamente al cliente.

Es el proceso de generar pólizas a través de la plataforma Allianz. A través de este proceso se realizan las siguientes actividades: 

1. Cotización/Emisión póliza o aplica
2. Colectivos:
   En caso de requerir una cotización de una póliza colectiva, por favor contactar con su Director Comercial.

Conozca el paso a paso haciendo clic en los siguientes links:

¿Cómo cotizar una póliza MedicAll?

¿Cómo emitir una póliza MedicAll?

Para la emisión de la póliza debe anexar en la ficha de gestión de la póliza: 

• Declaración de salud diligenciada la cual se solicita en el proceso de emisión.
• Documento de identidad de los beneficiarios.
• Soporte de afiliación a EPS régimen contributivo de cada afiliado e impresión de la consulta en ADRES, no mayor a 30 días.

Formulario de conocimiento de cliente (FCC).

• Este documento se debe diligenciar y firmar a través del portal: https://allianzfcc.co/. Se firma de manera electrónica con OTP (One-time password). 
  
  
• Conozca el paso a paso haciendo clic en los siguientes enlace: Manual Formulario de Conocimiento del Cliente
  
  
• También lo invitamos a que consulte el: Preguntas frecuentes FVI
  
  
• Si requiere soporte técnico, presenta novedades en la plataforma o quiere consultar información de rechazos puede comunicase a la siguiente línea: 018000118146.

• Documentos que se requieran según la naturaleza de la persona (natural o jurídica), puede consultarlos haciendo clic aquí.

Es el proceso cuando se emite de forma errónea una póliza y desea que sea ajustada.

Aplica solo para negocio nuevo no mayor a 25 días de su fecha de emisión y que no haya sido recaudada. 

Importante: En caso de pasar los 25 días se debe  anular la actual

Proceso a través del cual se solicita el desbloqueo de una póliza a la Unidad de Evaluación Médica para los siguientes procesos:

1. Convalidación de antigüedad y preexistencias.
2. Declaración de antecedentes positivos de salud.
3. Solicitante con 55 años cumplidos ó más.
4. Definición de parámetros de suscripción definidos en guías técnicas de suscripción.
5. Documentos adicionales solicitados por la Unidad Médica en el proceso de evaluación 
6. Traslado de una colectiva a una individual

Se debe generar tarea por indexación con el número 2728, para conocer el paso a paso haga clic aquí.

Para convalidación de antigüedad y preexistencias:

• Certificados de antigüedad y pre-existencias
• Utilizaciones atendidas en el producto anterior para solicitantes mayores de 50 años o para usuarios que vienen de pólizas o medicinas prepagadas con cobertura nacional y van a tomar pólizas con cobertura internacional (Plus o Plus Pesos) 

Para casos en los cuales se declaren antecedentes médicos de importancia:

• Reportes de exámenes y/o ayudas diagnósticas especializadas (si las tiene). 
• Copia de historia clínica, con controles recientes.

Para solicitante con 55 años cumplidos o más:

• Para mujeres: reportes de ecografía pélvica, citología vaginal y mamografía, realizados máximo dentro de los dos años anteriores a la solicitud de seguro.

Para la afiliación de anexo de maternidad a usuarias con embarazo en curso: 

• Resultado ecografías obstétricas, historia clínica obstétrica completa y actualizada, resultados de exámenes de laboratorio indicados en las guías técnicas de suscripción.

Para  traslado de una colectiva a una individual:

• La Unidad Médica podrá solicitar historia clínica o reportes específicos para validar el derecho al descuento por el traslado, o la aprobación en los casos en que se solicita un incremento de cobertura. Esta información se dará a conocer en la respuesta de la solicitud inicial. 

Nota: En los casos en los cuales se solicite continuidad pero no se completen los documentos/requisitos, se hará la emisión sin continuidad y una vez se completen los mismos, se debe generar tarea por indexación con el número 2724, para estudiar la convalidación de continuidad.

Importante: 

• Si la tarea se sale de alguno de los parámetros definidos en guías técnicas de suscripción, debe venir indexado el Vo.Bo. correspondiente.
• Adicional a estos documentos recuerde que deben estar indexados los soportes de la emisión.

A través de este proceso se realizan las siguientes actividades: 

• Solicitud de inclusión (ingreso) de un(os) asegurado(s) en una póliza individual ya existente.
• Inclusión de un nuevo grupo familiar en una póliza colectiva.
• Inclusión de un(os) asegurado(s) en un grupo familiar (aplica) ya existente.

Se debe generar tarea por indexación con el número 2721, para conocer el paso a paso haga clic aquí.

Importante: Si en el proceso de evaluación se solicitan requisitos técnicos o médicos adicionales, se debe generar nuevamente una tarea por indexación por el número 2721, adjuntando el requisito solicitado.                                                    

En las observaciones de la nueva tarea, se debe registrar la fecha de la tarea inicial  y la fecha de la respuesta en la que  se solicitó el requisito técnico o médico adicional (esto con el fin de que el evaluador pueda revisar cronológicamente en ficha de gestión la trazabilidad del caso).

Debe anexar en la ficha de gestión de la póliza:

• Declaración de salud diligenciada.
• Documento de identidad de los beneficiarios.
• Soporte de afiliación a EPS régimen contributivo de cada afiliado e impresión de la consulta en ADRES, no mayor a 30 días.
• Adicional, tener presente que el cliente a incluir debe contar con su FCC actualizado por la herramienta de PVI.

Importante: en caso de retroactividad debe solicitar y adjuntar VoBo del Delegado Técnico de la Regional.

Es el proceso para modificar de pólizas renovadas automáticamente hasta 45 días después de inicio de vigencia. 

Aplica para:

1. Cambio de forma de pago.
2. Cambio en plan de póliza de salud.
3. Cambio de tomador.

1. Para cambio de forma de pago:

• Carta del tomador informando nueva forma de pago.

2. Para cambio de plan pólizas de salud Allianz:
(Módulos aplicables a traslado: Care, 1 y 4. Gold 4, 5,6,7; Plus Pesos 1, 2, 3, y Plus 1, 2, 3 y 4)

a) Si es disminución de plan:

•     Solicitud de seguro, no se requiere diligenciar declaración de estado de salud.
•     No se requiere evaluación médica (excepto para traslados de plus a plus pesos ò traslados en plus pesos ò plus dentro de un mismo módulo disminuyendo el deducible, en donde se requiere evaluación técnico médica para analizar la viabilidad del traslado, de acuerdo a lo indicado en las guías técnicas de suscripción)

b) Si es aumento

•  Solicitud de seguro completamente diligenciada.
•  Se requiere evaluación técnico médica.
• Confirmar tipo de pago: mensual / semestral / trimestral / anual.

3. Para cambio de tomador: 

a) Si es persona natural:

•     Carta  confirmando dirección, ciudad, teléfono, email, estado civil y profesión. 
•     Copia del documento de identidad.

b) Si es persona jurídica:

•     carta  confirmando dirección, ciudad, teléfono, email
•     Copia certificado de existencia y representación legal no mayor a 60 días.
•     Copia documento de identidad del representante legal.

Esta actividad permite modificar pólizas en el transcurso de la vigencia.

Las modificaciones SIN valor no generan un cambio en el valor de la prima, se pueden dar por:

1. Cambio de EPS.
2. Parentesco
3. Continuidad
   
4. Revisión de preexistencias.
5. Cambio de asegurado principal

Las modificaciones CON valor, generan un cambio en el valor de la prima, se pueden dar por: 

1. Congelamiento por estudio.
2. Congelamiento por trabajo.
3. Descongelamiento.
4. Modificación fecha de nacimiento o Género.
5. Exclusión del asegurado.
6. Inclusión de descuento de acuerdo a políticas de suscripción. 
   

Para modificaciones con valor se debe generar tarea por indexación con el número 2723 para conocer el paso a paso haga clic aquí.

Para modificaciones sin valor se debe generar tarea por indexación con el número 2724 para conocer el paso a paso haga clic aquí.

Si la modificación implica corrección de fecha de nacimiento o género del tomador, se debe generar  tarea por indexación con el número 2555 por documento alternativo. Si la modificación es para un asegurado, se debe enviar un correo al buzón: modificacion.cliente@allianz.co

Para modificaciones con valor:

Carta de solicitud del cliente en todos los casos.

1.   Por congelamiento por estudio, anexar:

• Copia de la visa de estudiante.

2.   Congelamiento por trabajo, anexar:

•  Carta de la empresa
• Fotocopia de visa de trabajo

3.   Para solicitar descongelamiento , anexar:

• Solicitud de seguro sin declaración de salud.
• Soporte de afiliación a EPS régimen contributivo ó consulta en ADRES no mayor a 30 días
• Copia del pasaporte en el que conste la fecha de ingreso al país debidamente sellado por el ente de control, ó certificado de movimientos migratorios emitido por Migración Colombia, ó tiquete aéreo que conste la fecha de ingreso al país.

4.   Si la modificación implica corrección de fecha de nacimiento o género:
copia del documento de identidad.

Para modificaciones sin valor:

Anexar en la ficha de gestión de la póliza:

1.  Cambio de EPS:

• Carta del tomador
• Soporte de afiliación a EPS Régimen contributivo  ó consulta en ADRES no mayor a 30 días”

2.  Parentesco:

• Carta del tomador

• Certificado de antigüedad y preexistencias. Consulte las condiciones en la guía técnica de suscripción.

1. Correo de respuesta del Back Office que requiere corrección o información faltante y/o soportes adicionales para argumentar la solicitud del reproceso.
   
   
2. El cliente que realiza el requerimiento puede exponer los argumentos que considere necesarios y anexar los soportes que considere necesarios.

Importante: en caso de adjuntar documentos adicionales deben ser legibles y el peso no debe ser mayor a 10 MB.