ALLIANZ SEGUROS S.A. identificada con NIT 860.026.182-5, ALLIANZ SEGUROS DE VIDA S.A. identificada con NIT 860.027.404-1,  ALLIANZ COLOMBIA S.A. identificada con NIT 860.002.519-1, ALLIANZ INVERSIONES S.A. identificada con NIT 860.009.186-2 y ALLIANZ S.A.S., identificada con NIT 900.329.613-3,  en adelante "ALLIANZ" como entidades responsables del tratamiento de datos, se permiten informar que se encuentra a disposición para consulta de los Titulares de datos personales el documento "Política Para el Tratamiento de Datos Personales de los Titulares", publicado en la página web: https://www.allianz.co/seguridad-y-politica-de-datos/politicas-de-privacidad.html en donde podrá conocer sobre cualquier modificación sustancial a la misma tal como cambios en la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, que serán comunicados a los Titulares  de Datos a través de alguno de los canales de comunicación habilitados por ALLIANZ.

1. Los datos de contacto de ALLIANZ: Son i) Línea Call Center - Clientes Allianz (Desde el celular: #265 - Bogotá: 6015941133 – A nivel nacional: 018000 513500 - Opción 6); ii) Requerimiento escrito a la Carrera 13A No. 29 - 24 de Bogotá, Dirección de Servicio al Cliente; iii) Mensaje de correo a la dirección de correo electrónico: servicioalcliente@allianz.co.
2. Finalidades de tratamiento: Realizar la evaluación de la solicitud vinculación con las compañías bien sea como cliente, intermediario, proveedor, empleado, entre otros; para validar y verificar su identidad, ofrecimiento y otorgamiento de productos y servicios; dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por Allianz con el titular de información en relación al contrato que celebren y a las obligaciones legales que se deriven o sean accesorias a este; remitir a las autoridades competentes, incluyendo las fiscales y a los reguladores financieros, nacionales o extranjeros, la información relacionada con la titularidad de los productos y servicios contratados o que llegare a contratar, datos de contacto, movimientos y saldos, y toda aquella información que reposa en Allianz que sea solicitada por normas nacionales o extranjeras; para la prevención y/o detección del fraude o cualquier tipo de delito, lo que incluye consultar y/o verificar la información personal que se encuentre publicada en redes sociales y/o internet; consultar, corroborar, obtener información personal adicional y actualizar datos personales con la información que reposa en las bases de datos administrados por operadores de la información, bases de datos públicas u otras bases externas, con el propósito de dar cumplimiento a las instrucciones impartidas por la Superintendencia Financiera sobre prevención del riesgo de lavado de activos, la financiación del terrorismo y la proliferación de armas de destrucción masiva; consultar, solicitar, suministrar, reportar, procesar y divulgar información que se refiera al comportamiento crediticio, financiero, comercial y civil, a las Centrales de Información u operadores de información como DATACREDITO y CIFIN, con el objeto de evaluar la solicitud y el cumplimiento de las obligaciones financieras, comerciales y/o crediticias; con fines de seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de Allianz; fines estadísticos, de consulta, gremiales y técnico-actuariales y fines tributarios.
3. Datos Sensibles: Todas las preguntas formuladas relacionadas con datos sensibles (datos de salud, biométricos) o sobre niños, niñas y adolescentes son facultativas; por tanto, no es obligatorio responderlas o a autorizar su tratamiento.
4. Derechos de los titulares:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento o así lo establezcan las normas aplicables;
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley de Protección de Datos o aquellas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando: (i) En el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias al ordenamiento; y/o (ii) Así lo solicite voluntariamente, salvo que exista obligación legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Si además de titular de datos, es un consumidor financiero también tendrá derecho a:
  - Elegir los medios por los cuales desea ser contactado para efectos de gestión comercial, publicitaria y de cobranza, el cual puede ser ejercido en cualquier momento.
  - Modificar los horarios en los cuales desea ser contactado para efectos de gestión comercial, publicitaria y de cobranza, cuando prefiera ser contactado en horarios distintos a los establecidos en la Ley 2300 de 2023, para lo cual el titular de datos deberá manifestarlo expresamente a través de un instrumento distinto al contrato o acto que rige la relación jurídica entre el consumidor y el gestor de cobranza y posterior a la suscripción del mismo.

 

A través de los siguientes canales de comunicación, el Titular de los datos personales que sean o vayan a ser tratados por ALLIANZ podrá ejercer sus derechos:

• Línea Call Center - Clientes ALLIANZ (Desde el celular: #265 - Bogotá:  6015941133 – A nivel nacional:  018000 513500 - Opción 6).
• Requerimiento escrito a la Carrera 13A No. 29 - 24 de Bogotá, Oficina del Cliente.
• Correo electrónico a la dirección de correo electrónico:  servicioalcliente@allianz.co

Tabla de contenido

1. GLOSARIO

2. PRINCIPIOS QUE OBSERVA ALLIANZ PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

3. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

4. DEBERES DE ALLIANZ CUANDO ACTÚE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

5. DEBERES DE ALLIANZ CUANDO ACTÚE COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS

6. QUIÉNES PUEDEN ACCEDER A LA INFORMACIÓN DEL TITULAR

7. PROCEDIMIENTO Y CANALES EXISTENTES PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES, CONSULTAS Y RECLAMOS

7.1 Procedimiento Para la Atención de Solicitudes y Consultas relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales

7.2 Procedimiento Para la Atención de Reclamos relacionados con el Tratamiento de Datos Personales

7.3 Área Responsable de la Atención de Solicitudes, Consultas y Reclamos

8. TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

8.1 Tratamiento de Datos Personales de los Clientes de ALLIANZ (Tomadores, asegurados, beneficiarios, afiliados y en general contratantes de sus productos)

8.2 Tratamiento de Datos de Empleados, Candidatos para ser Empleados, ex empleados y pensionados

8.3 Tratamiento de Datos de Intermediarios

8.4 Tratamiento de Datos de Proveedores

8.5 Tratamiento de Datos de Accionistas

9. PERIODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

10. DATOS DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

11. VIGENCIA DE LA POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES

La presente Política, publicada en la página web de ALLIANZ " https://www.allianz.co/seguridad-y-politica-de-datos/politicas-de-privacidad.html", contiene los principios y parámetros que se aplican en ALLIANZ SEGUROS S.A., ALLIANZ SEGUROS DE VIDA S.A., ALLIANZ COLOMBIA S.A., ALLIANZ INVERSIONES S.A. y ALLIANZ S.A.S., en adelante "ALLIANZ", para el Tratamiento de Datos Personales de los Titulares de los mismos, tales como clientes, proveedores, accionistas, empleados y pensionados de ALLIANZ; de acuerdo con lo previsto en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, y en las normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

 

1. GLOSARIO

Para efectos de la presente Política, se entiende por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. El consentimiento puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir que otorgó la autorización.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales, de forma física o electrónica, que sea objeto de Tratamiento (ej. Base de Datos de clientes, entre otras).

Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Dato Público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible, que puede ser tratado por cualquier persona, sin necesidad de autorización para ello. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en el registro civil de las personas (p.ej. si se es soltero o casado, hombre o mujer) y aquellos contenidos en documentos públicos (p.ej. contenidos en Escrituras Públicas), en registros públicos (p.ej. el registro de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría), en gacetas y boletines oficiales y en sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.

Dato Sensible: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Habeas Data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Incidente de datos personales: Se refiere a la violación de los códigos de seguridad o la pérdida, robo y/o acceso no autorizado de datos personales a una base administrada por el Responsable del Tratamiento o por su Encargado.

Ley de Protección de Datos Personales: Es la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales) y sus Decretos Reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan, en adelante "Ley de Protección de Datos".

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: Cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

 

2. PRINCIPIOS QUE OBSERVA ALLIANZ PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

1. Legalidad: El Tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la Ley.
2. Finalidad: La finalidad del Tratamiento debe ser legítima, e informada al titular.
3. Debido cuidado: Los datos personales son un activo esencial para Allianz y deben ser recolectados, manipulados y protegidos con el debido cuidado.
4. Límite razonable: Se limitará el almacenamiento y procesamiento de datos personales a lo que es esencialmente necesario para cumplir los propósitos previamente especificados de la relación de negocios, así como el cumplimiento de los fines autorizados por el Titular.
5. Libertad: El dato puede ser tratado sólo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular o por mandato legal o judicial.
6. Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
7. Transparencia: Debe garantizarse el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones.
8. Acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la Ley.
9. Seguridad: La información debe manejarse con las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
10. Confidencialidad: Los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos son reservados y sólo se pueden suministrar en los términos de la Ley.
11. Incorporación sistemática: Los principios de Protección de Datos Personal se implementarán en todos los procesos y procedimientos del negocio.
12. Responsabilidad demostrada: Allianz implementará  medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la reglamenten. 

 

3. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

El Titular de los Datos Personales tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento o así lo establezcan las normas aplicables;
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley de Protección de Datos o aquellas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando: (i) En el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias al ordenamiento; y/o (ii) Así lo solicite voluntariamente, salvo que exista obligación legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. Si además de titular de datos, es un consumidor financiero también tendrá derecho a:
   - Elegir los medios por los cuales desea ser contactado para efectos de gestión comercial, publicitaria y de cobranza, el cual puede ser ejercido en cualquier momento.
   - Modificar los horarios en los cuales desea ser contactado para efectos de gestión comercial, publicitaria y de cobranza, cuando prefiera ser contactado en horarios distintos a los establecidos en la Ley 2300 de 2023, para lo cual el titular de datos deberá manifestarlo expresamente a través de un instrumento distinto al contrato o acto que rige la relación jurídica entre el consumidor y el gestor de cobranza y posterior a la suscripción del mismo.

 

4. DEBERES DE ALLIANZ CUANDO ACTÚE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Cuando ALLIANZ actúe como responsable del Tratamiento, velará por el cumplimiento de:

1.    Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;

2.    Solicitar la Autorización al Titular informándole:

•  El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
• Los derechos que le asisten como Titular.
• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

3.    Conservar copia de la Autorización otorgada por el Titular;

4.    Entregar copia de la Autorización cuando el Titular o quien esté autorizado, la solicite;

5.    Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten con ocasión de su Autorización;

6.    Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

7.    Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

8.    Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, las novedades respecto de los Datos que previamente le haya suministrado y adoptar las medidas para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada;

9.    Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

10.    Suministrar al Encargado del Tratamiento, únicamente Datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado;

11.    Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

12.    Tramitar las consultas y reclamos formulados;

13.    Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

14.    Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

15.    Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten incidentes de datos personales y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

16.    Si el responsable del tratamiento de conformidad con lo establecido en el Decreto 090 del 18 de enero de 2018 está obligado a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD de la Superintendencia de Industria y Comercio, deberá hacerlo y actualizar la información registrada de manera oportuna cuando se presenten cambios sustanciales.

Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

5. DEBERES DE ALLIANZ CUANDO ACTÚE COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Cuando ALLIANZ actúe como Encargado del Tratamiento, velará por el cumplimiento de:

1.    Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
2.    Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
3.    Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos;
4.    Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
5.    Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares;
6.    Contar, con un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento la Ley de Protección de Datos y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
7.    Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite", cuando ello corresponda;
8.    Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez sea notificada por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
9.    Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
10.    Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
11.    Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten incidentes de datos personales y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
12.    Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

6. QUIÉNES PUEDEN ACCEDER A LA INFORMACIÓN DEL TITULAR

ALLIANZ entregará la información sobre los Datos del Titular a las siguientes personas, siempre que acrediten su calidad:

1.    Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes legales o apoderados;
2.    Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
3.    Los terceros autorizados por el Titular o por la Ley;
4.    Quien haya estipulado a favor o para el Titular.

 

7.    PROCEDIMIENTO Y CANALES EXISTENTES PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES, CONSULTAS Y RECLAMOS

7.1 Procedimiento Para la Atención de Solicitudes y Consultas relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales

Mediante este procedimiento el Titular o quien esté autorizado podrá formular solicitudes y consultas para:

1.    Conocer la información personal del Titular que repose en ALLIANZ;
2.    Solicitar copia de la autorización otorgada por el Titular a ALLIANZ para tratar sus Datos Personales.
Estas consultas se podrán realizar de forma gratuita al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

El procedimiento para la atención de las consultas sobre los datos personales del Titular es el siguiente:

1.    El Titular o quien esté autorizado para ello, podrá formular consultas a ALLIANZ sobre la información personal del Titular a través de los siguientes mecanismos:

•    Línea call center- Clientes ALLIANZ (Desde el celular: #265 - Bogotá:  6015941133 – A nivel nacional: 018000 513500 -Opción 6).

•    Requerimiento escrito a la Carrera 13 A No. 29-24 de Bogotá, Dirección de Oficina del Cliente.

•    Correo electrónico a la dirección de correo electrónico: servicioalcliente@allianz.co

2.    La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

3.    Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término antes indicado, ALLIANZ lo informará al interesado, expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los términos antes mencionados pueden variar en caso que se emitan leyes o reglamentos que establezcan términos inferiores, de acuerdo con la naturaleza el Dato Personal.

7.2 Procedimiento Para la Atención de Reclamos relacionados con el Tratamiento de Datos Personales

Mediante este procedimiento el Titular o quien esté autorizado podrá formular reclamaciones para:

1.    Actualizar, modificar, rectificar o suprimir los datos del Titular,

2.    Revocar la Autorización del Titular para el Tratamiento de Datos

3.    Presentar un reclamo cuando considere que existe un presunto incumplimiento de los deberes de ALLIANZ relacionado con el Tratamiento de Datos Personales, de acuerdo con lo previsto en estas Políticas o en la Ley de Protección de Datos Personales y las normas que la complementen o modifiquen.

El Titular podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando: (i) no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias al ordenamiento y (ii) en virtud de la solicitud libre y voluntaria del Titular del dato, cuando no exista una obligación legal o contractual que imponga al Titular el deber de permanecer en la base de datos.

Lo anterior, sin perjuicio de las normas que ALLIANZ debe cumplir en materia de retención documental. En consecuencia, ALLIANZ suprimirá los datos o suspenderá su uso cuando a ello haya lugar, respetando las normas sobre conservación documental que le son aplicables.

El procedimiento para la atención de los reclamos sobre los datos personales del Titular es el siguiente:

1.    El Titular o quien esté autorizado para ello, podrán formular reclamos a ALLIANZ cuando: (i) Considere que la información del Titular contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, (ii) Advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos, o (iii) Revoque la autorización para el Tratamiento del Titular.

El interesado (El Titular o quien esté autorizado para ello) podrá formular el reclamo a través de los canales mencionados en el punto 7.1.

2.    El reclamo del interesado debe contener: la identificación del Titular (nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad, dirección y teléfono de contacto y el e-mail (opcional)), la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo los documentos que soporten su reclamación. En caso de no contar con la anterior información, se entenderá que el reclamo no se encuentra completo.

3.    Si el reclamo está incompleto, ALLIANZ solicitará al interesado subsanar las fallas o remitir la información o documentación que se requiera dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo en ALLIANZ. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

4.    ALLIANZ atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo en ALLIANZ.

5.    Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, el (las) área(s) responsables de dar respuesta al interior de ALLIANZ, informará(n) al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.3 Área Responsable de la Atención de Solicitudes, Consultas y Reclamos

La Dirección de Oficina del Cliente de ALLIANZ  es la encargada de recibir las peticiones, consultas y reclamos del Titular relacionados con sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el Dato Personal y revocar la Autorización. Así mismo velará por la oportuna y adecuada respuesta que emita cada una de las áreas de ALLIANZ a las solicitudes, consultas y reclamos de los Titulares de los Datos.

 

8. TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

8.1 Tratamiento de Datos Personales de los Clientes de ALLIANZ (Tomadores, asegurados, beneficiarios, afiliados y en general contratantes de sus productos)

ALLIANZ incluyendo sus matrices, filiales, subsidiarias, vinculadas o controladas, tratará los datos de sus clientes como Titulares de Datos Personales para realizar operaciones sobre los mismos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o transmisión, informando los derechos que les asisten, en especial, conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos.

Dicho tratamiento puede ser realizado por los representantes de ALLIANZ o con quienes celebre contratos de transferencia o transmisión de datos; intermediarios, reaseguradores, coaseguradores; Fasecolda y sus filiales; operadores y prestadores necesarios para el cumplimiento de los contratos; y, Encargados ubicados dentro y fuera del territorio nacional.

Para el tratamiento de Datos Sensibles y de datos de niños(as) y adolescentes, ALLIANZ solicitará al Titular su autorización explícita para ello, indicando al Titular el carácter facultativo de las preguntas sobre estos datos.

El tratamiento de los Datos Personales se realizará para: (i) Atención de solicitudes, gestión integral del seguro y de contratos con ALLIANZ; (ii) Control y prevención del fraude; (iii) Oferta de productos o servicios de ALLIANZ o de terceros vinculados, realización de encuestas y otros fines comerciales, financieros o publicitarios a través de llamadas telefónicas, vía chat, mensajes de texto, correo electrónico, SMS, entre otros; sin perjuicio al derecho que tiene a escoger si tiene un medio de contacto de preferencia, el cual puede ser ejercido en cualquier momento (iv) De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de ALLIANZ; (v) Fines estadísticos, de consulta, gremiales y técnico-actuariales; (v) De consulta y reporte del riesgo crediticio.

8.2 Tratamiento de Datos de Empleados,  Candidatos para ser Empleados, ex empleados y pensionados

ALLIANZ incluyendo sus matrices, filiales, subsidiarias, vinculadas o controladas, tratará los datos de sus empleados, candidatos para ser empleados , ex empleados y pensionados como Titulares de Datos Personales para realizar operaciones sobre los mismos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o transmisión, informando los derechos que les asisten, en especial, conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos.

Dicho tratamiento puede ser realizado por los representantes de ALLIANZ o con quienes celebre contratos de transferencia o transmisión de datos; operadores y prestadores necesarios para el cumplimiento de los contratos; y, Encargados ubicados dentro y fuera del territorio nacional.
Para el tratamiento de Datos Sensibles y de datos de niños(as) y adolescentes cuyos representantes sean los empleados o candidatos, ALLIANZ solicitará al Titular su autorización explícita para ello, indicando al Titular el carácter facultativo de las preguntas sobre estos datos.

El tratamiento de los Datos Personales se realizará para: (i) Verificación de antecedentes académicos, laborales, personales, comerciales y elementos socioeconómicos, según se requiera, para empleados que aspiren a un cargo que se encuentre vacante al interior de las compañías; (ii) evaluación del perfil académico, profesional y desempeño de labores, para efectos de evaluar ascensos o procesos de selección internos; (iii) cumplir con normatividad que regula el Sistema General de Seguridad Social; (iv) cumplir con las obligaciones propias del contrato laboral, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo celebrado con el titular o según lo disponga la ley; (v) ofrecer programas de bienestar corporativo al trabajador y/o planificar actividades empresariales para el titular y sus familiares convivientes (hijos, cónyuge, compañero permanente o padres); (vi) por motivos de seguridad para identificar al empleado a través de un carné empresarial. (vii) registro del trabajador en los sistemas informáticos de la Compañía o de terceros contratados por la Compañía; (viii) para publicar la imagen del empleado en la página web de la empresa, en la intranet de esta o en comunicaciones internas que se envíen por el correo electrónico o se proyecten a través de cualquier medio de transmisión de imágenes; (ix) cumplir con las obligaciones propias del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, con relación al pago de aportes; (x) la atención, notificación y gestión de accidentes de trabajo y/o enfermedades profesionales; (xi) mantener disponibles y debidamente actualizados información de las condiciones de salud y el perfil sociodemográfico de la población trabajadora; (xii)el ofrecimiento de servicios de promoción y prevención de riesgos laborales por la Entidad Administradora de Riesgos Laborales a la que se encuentren afiliadas las empresas responsables del tratamiento o con cualesquiera otra persona natural o jurídica que reúna las condiciones de idoneidad profesional para desempeñar labores de Seguridad y Salud en el Trabajo y estén debidamente autorizadas por la autoridad competente y la gestión de los Sistemas de Vigilancia Epidemiológica; (xiii) identificar y analizar las incapacidades que deben ser recobradas a las EPS, ya sea que los responsables realicen estas actividades directamente o a través de un tercero contratado para cumplir con esta finalidad; (xiv) realización de encuestas y otros fines comerciales, financieros o publicitarios a través de llamadas telefónicas, mensajes de texto, vía chat, correo electrónico, SMS, entre otros; (xv) transmitir o transferir esta información a sus matrices, filiales, subsidiarias, vinculadas o controladas u otras sociedades con la que tenga un contrato para dar cumplimiento a las mencionadas finalidades.

8.3 Tratamiento de Datos de Intermediarios y Financial Planners

ALLIANZ incluyendo sus matrices, filiales, subsidiarias, vinculadas o controladas, tratará los datos de los intermediarios y financial planners como Titulares de Datos Personales para realizar operaciones sobre los mismos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o transmisión, informando los derechos que les asisten, en especial, conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos.

Dicho tratamiento puede ser realizado por los representantes de ALLIANZ o con quienes celebre contratos de transferencia o transmisión de datos; intermediarios, reaseguradores, coaseguradores; Fasecolda y sus filiales; operadores y prestadores necesarios para el cumplimiento de los contratos; y, Encargados ubicados dentro y fuera del territorio nacional.

Para el tratamiento de Datos Sensibles y de datos de niños(as) y adolescentes, ALLIANZ solicitará al Titular su autorización explícita para ello, indicando al Titular el carácter facultativo de las preguntas sobre estos datos.

El tratamiento de los Datos Personales se realizará para: (i) consultar la información financiera, crediticia, comercial y de servicios contenida en las bases de datos de cualquier operador de información, como elemento de análisis para establecer y mantener una relación contractual con los responsables del tratamiento; (ii) reportar, consultar y divulgar a cualquier operador de información, toda información referente a mi comportamiento que se relacione con el nacimiento, ejecución, modificación, liquidación y/o extinción de las obligaciones que se deriven del contrato que llegare a firmar con los responsables del tratamiento; (iii) en caso de ser seleccionado por los responsables del tratamiento, gestionar el proceso de conocimiento y vinculación como intermediario de seguros, permitiendo el cumplimiento de las actividades de negociación, formalización, ejecución, supervisión y terminación de la relación contractual; (iv) cumplir con las obligaciones legales de reporte a entidades del sector público de cualquier orden que sean con ocasión a la celebración, ejecución y terminación del contrato; (v) cumplir con las obligaciones legales que tienen los responsables del tratamiento derivadas de leyes y decretos, así como de cualquier otro acto administrativo emitido por una entidad del sector público de cualquier orden y (vi) transmitir o transferir esta información a sus matrices, filiales, subsidiarias, vinculadas o controladas u otras sociedades con la que tenga un contrato para dar cumplimiento a las mencionadas finalidades; () realización de encuestas y otros fines comerciales, financieros o publicitarios a través de llamadas telefónicas, vía chat, mensajes de texto, correo electrónico, SMS, entre otros;

8.4 Tratamiento de Datos de Proveedores

ALLIANZ incluyendo sus matrices, filiales, subsidiarias, vinculadas o controladas, tratará los datos de sus Proveedores  para realizar operaciones sobre los mismos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o transmisión, informando los derechos que les asisten, en especial, conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos.

Dicho tratamiento puede ser realizado por los representantes de ALLIANZ o con quienes celebre contratos de transferencia o transmisión de datos; intermediarios, reaseguradores, coaseguradores; Fasecolda y sus filiales; operadores y prestadores necesarios para el cumplimiento de los contratos; y, Encargados ubicados dentro y fuera del territorio nacional.

Para el tratamiento de Datos Sensibles y de datos de niños(as) y adolescentes, ALLIANZ solicitará al Titular su autorización explícita para ello, indicando al Titular el carácter facultativo de las preguntas sobre estos datos.

El tratamiento de los Datos Personales se realizará para(i) Atención y realización de solicitudes, gestión integral de contratos y prestación de servicios con ALLIANZ, procedimientos administrativos, gestión contable y todas aquellas actividades necesarias para cumplir y desarrollar la relación contractual; (ii) Control y prevención del fraude, la corrupción y del lavado de activos y la financiación del terrorismo; (iii) Oferta de productos o servicios de ALLIANZ o de terceros vinculados, envío de publicidad e información comercial sobre los productos y servicios ofrecidos por ALLIANZ o terceros vinculados. realización de encuestas y otros fines comerciales, financieros o publicitarios a través de llamadas telefónicas, vía chat, mensajes de texto, correo electrónico, SMS, entre otros; (iv) De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de ALLIANZ; (v) Conocer su comportamiento comercial y financiero; (vi) Fines estadísticos, control, supervisión, de consulta, gremiales y técnico-actuariales. (vii) transmitir o transferir esta información a sus matrices, filiales, subsidiarias, vinculadas o controladas u otras sociedades con la que tenga un contrato para dar cumplimiento a las mencionadas finalidades.

8.5 Tratamiento de Datos de Accionistas.

ALLIANZ incluyendo sus matrices, filiales, subsidiarias, vinculadas o controladas, tratará los datos de sus accionistas como Titulares de Datos Personales para realizar operaciones sobre los mismos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o transmisión, informando los derechos que les asisten, en especial, conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos.

Dicho tratamiento puede ser realizado por los representantes de ALLIANZ o con quienes celebre contratos de transferencia o transmisión de datos; y, Encargados ubicados dentro y fuera del territorio nacional.

El tratamiento de los Datos Personales se realizará para: (i) verificación de información;  (ii) Administración y gestión de acciones; (vi) Fines estadísticos y de consulta.

La presente Política se encuentra a disposición de los Titulares de los Datos a partir de julio 25 de 2013, fecha de entrada en vigor.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

 

A continuación, se informa el control de versiones:

 

Control de versiones:

Cualquier modificación sustancial a la "Política Para el Tratamiento de Datos Personales de los Titulares", publicada en la página web: https://www.allianz.co/seguridad-y-politica-de-datos/politicas-de-privacidad.html, tal como cambios en la identificación del Responsable y en  la finalidad del Tratamiento de los datos personales, serán comunicados a los Titulares  de Datos a través de alguno de los canales de comunicación habilitados por ALLIANZ.